Jobangebot
Jobchance Verwaltungsassistent*in
- m/w/d Teilzeit, Vollzeit oder Freelance
Bei Förderfactory sorgen wir dafür, dass Unternehmen und öffentliche Verwaltungen keine Förderchance liegen lassen: Wir machen Fördermittel zugänglich, strukturieren komplexe Anforderungen und bringen Förderprojekte sicher ins Ziel. Wir wachsen – und wollen unser Backoffice so aufstellen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Wenn du gern Ordnung schaffst, Dinge verlässlich zu Ende bringst und Teams spürbar entlastest, passt du sehr gut zu uns.
Du sorgst dafür, dass unser administratives Fundament stabil läuft: Dokumente, Abläufe, Daten und interne Koordination. Du hältst Standards und stellst sicher, dass nichts liegen bleibt.
Deine Aufgaben
- Du organisierst das Office und Tagesgeschäft und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Fragen sowie für die Bearbeitung von Mail- und Telefonanfragen.
- Du übernimmst unser Rechnungs- und Mahnwesen.
- Du verantwortest die vorbereitende Buchhaltung (Belegmanagement) und arbeitest eng mit unserer externen Buchhaltung und Steuerberatung zusammen.
- Du pflegst unsere digitale Ablage (Ordnung, Vollständigkeit, Auffindbarkeit) und verwaltest interne Dokumente (z. B. Verträge, Versicherungen etc.).
- Du versionierst und standardisierst Vorlagen und pflegst interne Verzeichnisse, Kontaktlisten und Verteilerlisten.
- Du pflegst Daten in unseren Tools (z. B. CRM/Listen/Projekttools) und verwaltest Zugänge, Tools und Lizenzen.
- Du kümmerst dich um das Bestellwesen (Büromaterial/Arbeitsmittel), hältst den Kontakt zu unseren Lieferanten und führst einfache Preisvergleiche durch.
Das bringst du mit (Must-haves)
- Organisationstalent: Du liebst Struktur, arbeitest verlässlich und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick. Idealerweise hast du bereits Erfahrung in den Arbeitsbereichen Administration und Backoffice.
- Genauigkeit und Verantwortung: Du arbeitest gewissenhaft und vorausschauend.
- Digitale Kompetenz: Du hast einen sicheren Umgang mit MS 365, Outlook und Kalender sowie der digitalen Ablage.
- Kommunikation und Diskretion: Du trittst freundlich, klar und kund*innenorientiert auf. Du verfügst über in beiden Landessprachen über sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift.
- Selbständigkeit: Du arbeitest eigenverantwortlich, bringst Ideen mit ein und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.
- Teamorientiert: Du verstehst dich als Teil eines engagierten Teams, das gemeinsam das Thema Förderungen in Südtirol und darüber hinaus voranbringen will.